Making-off de les XI Jornadas Españolas de Documentación del Fesabid
…o com vam arribar a aconseguir un gran èxit en la’ interinformació’ de les jornades

Els principals reptes quant a la coordinació d’aquestes jornades han estat determinats per dos factors molt importants: la crisi econòmica, que fa  pensar que les jornades Fesabid 2009 podien partir en una posició de desavantatge respecte l’edició anterior (any amb resultats excel·lents a nivell d’ingressos i participació); i, per altra banda, la  necessitat de renovar la imatge tant del congrés com de la federació per tal que les jornades de Fesabid  es posicionin de nou al capdavant de les noves tendències dins la professió.

D’aquí que els continguts de les Jornades –amb la interinformació com a eix vertebral–  estiguessin molt relacionats amb aquestes necessitats.

Què s’entén per interinformació?

De manera resumida es pot dir que la interinformació és una idea àmplia que engloba conceptes bàsics de la informació –com són la participació, la integració, l’efectivitat, la interacció, la cooperació, l’accessibilitat, la intermediació, l’obertura i la distribució- amb un mateix objectiu: donar valor a la informació a través de la comunicació entre les persones.

Línies d’actuació

La coordinació ha tingut molt clar quin eren els àmbits en què s’havia d’actuar amb més eficàcia: una millora de la imatge i de la comunicació, un control més estricte de les despeses sense perdre qualitat i un tracte més personal amb tots els agents (des de patrocinadors fins als assistents).

A nivell d’imatge,  hem buscat una imatge que tingués força per ella mateixa i que fos innovadora i actual. L’empresa col·laboradora, Masmedios, va captar clarament el missatge i  va proporcionar una imatge per la web  que  es utilitzar en tots els aplicatius gràfics de les jornades.

La comunicació ha perseguit aquest esperit renovador. S’ha creat un pla de comunicació estratègic per dinamitzar i atreure més participants al congrés. S’ha utilitzat la web per oferir informació de valor afegit (entrevistes a professionals, presentacions, …) tant abans de les jornades com una vegada finalitzades (tot el material produït està disponible aquí. Així mateix s’han contractat els serveis de Catorze, s’han utilitzat xarxes socials, com Facebook, Twitter, Youtube  i Flickr per interconnectar el professionals i informar-los en tot moment del dia a dia de les jornades, i la web (com no podia ser menys!) ha disposat de diferents opcions 2.0 com personalització del programa o participar en la confecció del programa de la propera edició.

Aquesta actitud col·laborativa, multidireccional i la utilització de mitjans socials online ha suposat un abaratiment considerable de les despeses de comunicació tradicional i alhora un increment en l’abast i  el impacte de la comunicació.

Per gestionar els patrocinis i la contractació d’estands, s’ha  seguit la mateixa estratègia que en altres edicions , però s’han treballat especialment les relacions personals.  El primer contacte s’ha donat des de Fesabid, i a partir d’aquí  s’ha construït una bona relació de treball compartida entre nosaltres i Grupo Pacífico, l’empresa d’organització d’esdeveniments encarregada de la producció, la secretaria tècnica i de la gestió dels estands.  Enguany s’ha ampliat la varietat de patrocinis, oferint més visibilitat a les empreses i entitats patrocinadores. No obstant això, conèixer-los ha estat la clau. La crisi  ha fet que tinguéssim menys expositors però més patrocinadors han confiat en el nostre projecte. Com a conclusions, podem dir que hem aconseguit crear una atmosfera excel·lent, des de participants a col·laboradors i  organitzadors, i, a nivell econòmic, uns resultats tan positius com els de l’anterior edició.

Quines han estat les claus de l’èxit?

• Treballar amb bons professionals
• Un seguiment continu i exhaustiu
• Facilitar la feina i donar solucions a la gent
• Contacte personal; fomentar les relacions tant amb els organitzadors com amb els participants.

… i ja estem preparant-nos pel 2011 a Màlaga!